W dzisiejszych czasach e-mail stał się jednym z najważniejszych narzędzi komunikacji. Kto by pomyślał, że kiedyś wysyłanie listów za pomocą gołębia pocztowego było standardem? Dziś możemy napisać wiadomość do każdego na świecie, a to, jak ją napiszesz, może zadecydować o Twoim sukcesie lub… o tym, że Twoje mailowe “dzieło” trafi prosto do kosza. Warto więc wiedzieć, jak się zabrać za tę technologię.
Zacznij od dobrego tematu
Wielu z nas, pisząc e-maila, zaczyna od kliknięcia w “Nowa wiadomość” i… długo się zastanawia, co wpisać w pole “Temat”. Temat to w końcu pierwsze wrażenie, a jak wiadomo, pierwsze wrażenie jest najważniejsze. Dlatego jeśli Twój e-mail nie zaczyna się od mocnego tematu, to może zostać zignorowany jak kolejna promocja na obuwie sportowe.
Warto pamiętać, że temat ma przyciągać uwagę odbiorcy, ale nie powinien być zbyt dramatyczny. Pisz krótko, zwięźle i konkretnie, ale bez przesady. Tematy jak “Pilne!” czy “Zrób to teraz!” mogą wywołać efekt odwrotny do zamierzonego, więc lepiej unikać takich pułapek. Pamiętaj, aby temat był zgodny z treścią maila, a nie obiecywał gruszek na wierzbie.
Podsumowując, temat e-maila to twarz Twojej wiadomości. Jeżeli będzie wyglądać jak zdjęcie w profilu z ustawieniem “low quality”, to nawet najpiękniejsza treść nie pomoże. Bądź kreatywny, ale nie przesadzaj!
Powitanie – nie bądź jak robot!
Wyobraź sobie, że piszesz e-maila do kolegi, a on odpowiada Ci “Szanowny Panie!”… No, chyba nie o to chodzi. Oczywiście, w bardziej formalnych sytuacjach użycie “Szanowny Panie” czy “Szanowna Pani” ma swoje miejsce, ale w codziennej korespondencji możesz pozwolić sobie na odrobinę luzu.
Dlatego pamiętaj o dopasowaniu tonu do odbiorcy. Jeśli wysyłasz wiadomość do przyjaciela, możesz z powodzeniem zacząć od “Cześć!” albo “Hej!”. Jeśli to formalna korespondencja, wtedy „Szanowny Panie” lub „Szanowna Pani” to oczywiście mus.
Ważne jest, aby nie wchodzić w pułapkę bycia zbyt formalnym, ale też nie przesadzić w drugą stronę i pisać jakbyście byli najlepszymi kumplami od podstawówki. Mieszanka profesjonalizmu z odrobiną uprzejmości to klucz do sukcesu w każdej e-mailowej relacji.
Treść – nie zanudzaj!
Treść maila to miejsce, gdzie możesz zabłysnąć, ale równie łatwo możesz popełnić błąd. E-mail nie jest miejscem na długie eseje ani opowiadania o tym, co jadłeś na obiad. Pisz krótko, ale treściwie. Długie wprowadzenia mogą zniechęcić odbiorcę już na początku, dlatego lepiej zacząć od sedna sprawy.
Jeśli masz coś do przekazania, rób to w punktach. Listy wypunktowane czy numerowane pomagają odbiorcy szybko zrozumieć, co się dzieje. Bo w końcu, kto ma czas na czytanie długich tekstów, kiedy można to wszystko streścić w kilku krótkich linijkach?
Jednak nie zapomnij o ważnej rzeczy: nawet jeśli e-mail ma być krótki, zawsze dodawaj odpowiednią uprzedniość, tzn. wprowadzenie, które nakieruje na temat. Zbyt suche podejście może wywołać wrażenie, że jesteś w pośpiechu, a to nie zawsze daje dobry efekt.
Zakończenie – jak nie zrobić z tego katastrofy
Wielu ludzi kończy swoje maile z pozoru “łatwymi” zwrotami, które w rzeczywistości mogą wywołać więcej zamieszania niż pożądany efekt. Zamiast pisać „Pozdrawiam”, spróbuj czegoś bardziej profesjonalnego, ale nie sztywnego. Na przykład: „Z poważaniem” lub „Z wyrazami szacunku” – brzmi bardziej elegancko, prawda?
Ale pamiętaj, że zakończenie nie powinno być za długie ani zbyt wymuszone. Krótka formuła, która oddaje szacunek, ale nie brzmi jak z podręcznika — oto klucz do sukcesu. Jeśli to korespondencja z bliską osobą, zakończenie typu „Pozdrawiam serdecznie” albo „Do zobaczenia!” może być wystarczające.
Na sam koniec: zawsze sprawdź jeszcze raz swoje zakończenie, bo przecież nie chcesz zostawić wrażenia, że zapomniałeś o grzecznościach! Błędy w zakończeniu mogą sprawić, że odbiorca pomyśli, że poświęciłeś na maila pięć sekund, a nie kilka minut.
